Change-Management-Prozess: Wie stößt man ihn an und wie geht man vor?
Vom Change-Management-Prozess haben sicherlich schon viele gehört, die in oder mit Unternehmen arbeiten. Verschiedene Faktoren können dafür sorgen, dass tiefgreifende Veränderungen – beispielsweise struktureller Art – in einem Unternehmen oder einer Organisation durchgeführt werden müssen. Um den Erfolg dieser Umstellungen zu gewährleisten, ist eine durchdachte Planung und eine strukturierte Vorgehensweise wichtig. Dies erreicht das Unternehmen, indem es die Veränderungen im Rahmen eines Change-Management-Prozesses implementiert. Durch das Festlegen und Einhalten eines festen, koordinierten Ablaufs sollen potenzielle Störfaktoren vermieden und eine möglichst schnelle, unkomplizierte Durchführung sichergestellt werden. Was ein Change-Management-Prozess genau ist, welche Schritte er beinhaltet und welchen Herausforderungen Sie dabei begegnen können, erfahren Sie im Folgenden.
- Definition: Was ist ein Change-Management-Prozess?
- Schritt für Schritt zum erfolgreichen Change-Management-Prozess
- Welche Herausforderungen können entstehen?
Definition: Was ist ein Change-Management-Prozess?
Wie der Name bereits andeutet, geht es beim Change-Management-Prozess um Veränderungen. Verschiedene Faktoren können Veränderungsprozesse in Unternehmen erforderlich machen, die teilweise größere Dimensionen annehmen. Zu diesen Gründen gehören beispielsweise:
- neue Gesetze und andere politische Maßnahmen
- eine angestrebte internationale Expansion
- die Implementierung technischer Neuerungen
- ökologische Faktoren, z. B. Ressourcenverfügbarkeit
- soziale Veränderungen
- die Umsetzung von Innovationen
Um diese tiefgreifenden Veränderungen gezielt und effektiv vorzubereiten, zu steuern und kontinuierlich zu überprüfen sowie gegebenenfalls anzupassen, wird das Change-Management eingesetzt. Damit sorgt das Unternehmen für eine strukturierte Planung und Durchführung. Ein Change-Management-Prozess begleitet die Umstellungen von der Ausgangssituation bis hin zum Zielzustand und nutzt verschiedene Methoden und Instrumente, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
Schritt für Schritt zum erfolgreichen Change-Management-Prozess
Damit der Change-Management-Prozess problemlos durchlaufen werden kann und Störungen im Organisations- und Handlungsablauf vermieden werden, muss das Unternehmen für eine gute Strukturierung sorgen. Die folgenden Schritte helfen dabei:
1. Benennung des Veränderungsgrunds: Es ist hilfreich, die Faktoren, die zu einem Change-Anstoß geführt haben, noch einmal klar zu benennen und festzuhalten. Dies legt die Grundlage für die nächsten Schritte und dient der besseren Übersichtlichkeit.
2. Feststellung des Ist-Zustands: Der wichtigste Punkt zu Beginn ist die Diagnose des Ist-Zustandes. Wurden beispielsweise neue gesetzliche Auflagen beschlossen, sollten Sie sich in diesem Schritt fragen, inwieweit Ihr Unternehmen diese Rahmenbedingungen bereits erfüllt. Sind sinkende Umsatzzahlen oder suboptimale Organisationsabläufe der Grund, sollten diese konkret festgehalten werden.
3. Problemanalyse: Im dritten Schritt geht es darum, die Defizite ausfindig zu machen, die sich aus der Feststellung des Ist-Zustands ergeben. Hierbei kann es sich beispielsweise um Mängel in Organisationsstrukturen, Prozessabläufen oder Arbeitsvorgehensweisen handeln. Die Problemanalyse dient der Erkennung, in welchen Bereichen und in welchem Umfang Veränderungen nötig sind.
4. Zielsetzung und Konzepterarbeitung: Als nächstes müssen anhand des Veränderungsgrunds und der ermittelten Defizite konkrete Ziele definiert werden. Im Anschluss daran sollten Sie ein Konzept erstellen, das die weitere Vorgehensweise und Rahmenbedingungen wie zeitliche Vorgaben und Budgetangaben enthält. Da das Konzept elementar für die Umsetzung ist, sollte es sorgfältig erarbeitet werden. Bei Bedarf kann eine externe Beratung als Unterstützung hilfreich sein.
5. Umsetzung des Konzepts: Der nächste logische Schritt ist die Umsetzung des zuvor erarbeiteten Konzepts. Hier ist gutes Kommunikations- und Projektmanagement gefragt, um reibungslose Abläufe und die Einhaltung der Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Regelmäßige Meetings zum aktuellen Stand können beim Fortschritt des Change-Management-Prozesses helfen.
6. Überprüfung und Auswertung der Ergebnisse: Haben die Beteiligten das Konzept umgesetzt, gilt es nun, die Ergebnisse zu kontrollieren. Wurden alle Ziele wie geplant erfüllt? Haben die durchgeführten Maßnahmen erfolgreich zur Beseitigung des Veränderungsgrunds geführt? In der Auswertung sollten Sie auch Punkte festhalten, die bei dem nächsten Change-Management-Prozess optimiert werden sollten, um einen noch besseren Ablauf zu erreichen.
Welche Herausforderungen können entstehen?
Ein Change-Management-Prozess beinhaltet tiefgreifende Veränderungen, die teilweise ganze Strukturen oder jahrelang gepflegte Arbeitsweisen betreffen können. Dies kann bei den Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern des Unternehmens zu Widerstand gegen die geplanten Maßnahmen führen. Wichtig ist hier eine intensive Kommunikation, in der die Anliegen beider Seiten in einer ruhigen, offenen Atmosphäre vorgetragen und besprochen werden. Da einige Mitarbeitende die Notwendigkeit der Veränderungen möglicherweise nicht verstehen, sollten die Verantwortlichen im Change-Management-Prozess konkret darauf eingehen und die Gründe erläutern. Im Normalfall werden Umstellungen nach einiger Zeit der Gewöhnung akzeptiert. Hilfreich ist dabei auch, je nach Art der Veränderungen den Mitarbeitenden Unterstützung beim Vertrautmachen mit der neuen Situation bzw. den neuen Begebenheiten anzubieten.
Eine weitere Herausforderung, die auftreten kann, findet sich innerhalb des Teams, das direkt in den Change-Management-Prozess involviert ist. Zum einen kann es je nach Gegenstand der Veränderungen passieren, dass Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten und dabei Reibungen entstehen, die beispielsweise aus unterschiedlichen Arbeitsweisen oder Hierarchieansprüchen resultieren. Doch auch wenn ein bereits eingespieltes Team zusammenarbeitet, kann es zum Beispiel aufgrund der neuen Projektinhalte und einer damit zusammenhängenden neuen Aufgaben- und Rollenverteilung zu Spannungen kommen. Hier sind Vermittlungskünste und eine offene, gleichzeitig aber auch feinfühlige Kommunikation gefragt – und möglicherweise die Einbeziehung der HR-Abteilung.
Nur, wenn im Change-Management-Prozess alle gut zusammen- und auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten, kann das umfangreiche Projekt möglichst reibungslos, effizient und erfolgreich durchgeführt werden. Mit der Unterstützung von Experten und einem neutralen Blick von außen gelingt das Change-Management noch besser. Wir stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite!